One topic that I’ve recently been discussing with small business owners is problem customers, and more specifically, customers who receive a product or service and then choose to withhold payment.
Aside from start-ups, virtually every small business owner has a story to tell about a problem customer. Even with the best product or service in the world, it seems that the time will inevitably come when the customer from Hell engages with your business.
When this happens it can shake even the most hardy small business owner to the core. Feelings of stress, worry, anger, fear, regret, etc., abound. Cashflow problems for you often follow – leaving you unable to pay your suppliers, your staff or yourself.
Assuming it’s a matter of ‘when’ rather than ‘if’ you have to deal with the customer from Hell, then here are some tips to help you better handle the situation and to minimise your exposure to financial losses and reputational damage:
1. Qualify potential customers
Antes de concordar em fornecer um produto ou serviço a um cliente, verifique se há sinais de alerta. O cliente é de um setor ou setor com o qual você já teve problemas? Algo relativo em uma pesquisa no Google? Você pode encontrá -los na House Companies para saber exatamente com quem você está lidando?
2. Use termos e condições que um advogado preparou para você
Não use termos e condições baixados da Internet. Os termos e condições sob medida não são baratos, mas o investimento pode valer a pena facilmente se um dia eles fizerem a diferença entre serem pagos ou não pagos.
3. O que e quando
Garanta seus termos e condições claramente indicar como as coisas serão tratadas se o pior acontecer, incluindo escalas de tempo para que os casos de problemas não se arrastem por mais tempo do que o necessário.
4. Taxas e custos associados
Verifique se seus Termos e Condições reservam o direito de aplicar taxas de atraso no pagamento e cobrar custos associados à recuperação da dívida. Essas cláusulas permitirão que você aumente de forma incremental a pressão sobre o problema do cliente e, esperançosamente, seja pago antes de ir até o tribunal.
5. Obtenha uma assinatura
Para transações de valor mais alto, verifique se você e o cliente assinam e datam os termos e condições - idealmente cópias impressas ou por meio de sistemas seguros legalmente aprovados, como Serviço ESIGN da Adobe. Mantenha o seu lado do negócio
6. Keep your side of the deal
entregue seus produtos e serviços exatamente de acordo com seus termos e condições. Se você não manteve o seu lado do negócio, por que seu cliente deveria?
7. Mantenha os registros
Idealmente, seus sistemas de TI devem gravar o que foi entregue e quando você pode produzir uma trilha de auditoria, se necessário pelos seus advogados, por exemplo Ao preparar a demanda de um advogado por carta de pagamento.
8. Entregue de forma incremental
Ao dividir um projeto em entregas periódicas e usando pagamentos encenados, ou mesmo pagamentos antecipados, você pode reduzir significativamente sua exposição financeira.
9. Use débito direto, se apropriado
com um mandato para coletar dinheiro de seus clientes, você não depende mais deles para fazer o trabalho de pagar a você e suas taxas evitam se tornar 'mais uma coisa na lista de fazer' e é menos provável que fique atrasado e, portanto, é menos provável que exerça suas disposições. Gocardless é uma opção popular.
10. Fale com seu advogado
Se parecer que as coisas podem estar dando errado, fale com seu advogado mais cedo ou mais tarde. Idealmente, converse com o mesmo advogado que redigiu seus termos e condições. Eles poderão convencer você com os custos de tomar medidas legais e os resultados prováveis.
11. Comunique -se com seus clientes durante a entrega do produto ou serviço
Os clientes podem ser uma fonte tão rica de informações sobre seu produto ou serviço é percebida e com que eficácia ele resolve ou não seus problemas. Esse feedback pode ser uma mina dourada de oportunidade para tornar seu produto ou serviço o melhor em seu setor. E, é claro, se você pedir feedback continuamente, terá uma chance melhor de identificar um problema em potencial. Você pode tomar medidas para acertar as coisas mais cedo e, esperançosamente, reduzir as chances de uma disputa completa surgindo.
